MyFinAI · o sistema operacional financeiro com IA← DocumentaçãoProcessos contábeis · alcance completo
Este documento descreve tudo o que o MyFinAI contabiliza, processo por processo: o que o dispara, qual lançamento produz, o que controla e que evidência deixa. É a referência para o seu contador quando ele pergunta «e isso, como fica registrado?».
Como ler. Cada processo aparece como *gatilho → lançamento → controle*. Os códigos de conta mostrados são os do plano genérico de negócio (1000 Banco, 1100 Contas a receber, 2000 Contas a pagar…); o sistema não trabalha com códigos fixos: resolve cada conta pelo nome no plano do espaço, de modo que um plano PUC colombiano (Decreto 2650 de 1993) usa 1105/1305/2205/2408 e o lançamento é o mesmo. Onde falta uma conta obrigatória (retenção, imposto sobre vendas, diferença de câmbio), o sistema a cria com o nome e a base legal em vez de perder o registro.
1 · Os cinco princípios
- Partida dobrada exata. Todo lançamento nasce com os dois lados e é validado antes de tocar o
livro: ΣDébitos = ΣCréditos, calculado em decimal (nunca em ponto flutuante). Um lançamento que não fecha é recusado; não existe «acertar depois».
- O livro é a fonte. As demonstrações — resultado, balanço, fluxo de caixa — não são montadas à
parte: derivam do razão. Se um número aparece num painel, é possível abri-lo até o lançamento que o sustenta.
- Um espaço, um livro. Cada empresa e cada família é um espaço com o seu próprio livro, isolado
no banco de dados linha a linha (RLS). O livro do negócio e o da casa nunca se misturam, mesmo sendo a mesma pessoa a entrar.
- Cada livro na sua moeda. Um espaço mantém a contabilidade na sua moeda funcional: dólares em
Porto Rico e nos Estados Unidos, pesos na Colômbia. Um documento em outra moeda é convertido com a taxa oficial da data do documento e guarda o valor original, a taxa e a data.
- A IA propõe; o dinheiro é movido por uma pessoa. Os agentes leem, classificam, conciliam,
calculam e preparam. Nenhuma ferramenta que move dinheiro é exposta a um agente: pagamento, recebimento, recolhimento de tributo e fechamento são confirmados por uma pessoa com papel suficiente.
Como um documento chega ao razão
Nada é lançado sozinho. A varredura automática que roda a cada seis horas apenas lê (gera alertas, liga identidades e entende movimentos); nunca escreve um lançamento. Quando você aciona ↻ Lançar no razão, o sistema roda os processos na ordem de dependência dentro de uma única transação: movimentos → faturas → reconhecimento diferido → recebimentos de estoque → contas a pagar → recebimentos → pagamentos → capital → imóveis → custo das vendas → folha. Se algo não fecha, nada entra.
Idempotência. Cada lançamento é marcado com o tipo e o identificador do documento que o originou (bill, invoice, bill_payment, pay_run, depreciation…), então reprocessar um documento nunca o contabiliza duas vezes. Os lançamentos de um só disparo — empréstimo, arrendamento, recolhimento de tributo, lançamento manual, provisão de período — são registrados cada vez que você confirma: para corrigir um deles, reverta-o no razão (fica marcado como revertido, nunca apagado).
2 · Plano de contas e abertura
| Passo | O que faz |
|---|---|
| Modelo | Ao criar o espaço o plano é provisionado: negócio (genérico), família ou PUC para um negócio colombiano (Decreto 2650 de 1993). A escolha vem da jurisdição do espaço, não de um texto digitado. |
| Resolução pelo nome | O motor procura «contas a pagar», «imposto sobre vendas», «retenção na fonte», «diferença de câmbio»… pelo nome, com as variantes de cada país. |
| Criação citada | Se falta uma conta obrigatória, ela é criada com o nome e a lei: retenções a pagar (2340 em PR, Sec. 1062.03), retenção na fonte / reteIVA / reteICA (2365/2367/2368 na Colômbia), IVA a pagar (2408), diferença de câmbio (421020 / 530525 no PUC). |
| Abertura | Os saldos iniciais entram como um lançamento de abertura equilibrado contra Saldos de abertura (3900). É o único lançamento que pode «criar» patrimônio, e fica marcado como abertura. |
3 · Ciclo de receitas (o que entra)
3.1 Fatura de cliente
| Conta | Valor | |
|---|---|---|
| DR | 1100 Contas a receber | total (base + imposto) |
| CR | 4000/4050/4100 Receita (a de cada linha) | base |
| CR | 2300 Imposto sobre vendas a pagar | imposto das linhas |
Controles: uma fatura em rascunho não reconhece receita; o imposto por linha é separado da receita e, se o plano não tiver conta de imposto sobre vendas, ela é criada (o imposto nunca se «dissolve» na receita); o total do cabeçalho é reconciliado com as linhas.
3.2 Receita diferida (planos anuais)
Uma fatura anual reconhece receita diferida e a libera por período conforme o cronograma: DR receita diferida / CR receita do mês (tratamento ASC 606 do que foi cobrado adiantado).
3.3 Recebimento do cliente
| Conta | Valor | |
|---|---|---|
| DR | 1000 Banco / conta de depósito | líquido recebido |
| DR | 1355 Antecipação de impostos e retenções (a favor) | retenção que o cliente aplicou |
| DR | Despesa de taxas | taxa da operadora |
| CR | 1100 Contas a receber | bruto da fatura |
Controles: a retenção sofrida nunca se perde: fica como ativo tributário a seu favor; o bruto liquida a conta a receber mesmo que chegue menos ao banco; o movimento bancário correspondente é criado (idempotente); o comprovante de recebimento em PDF sai com a razão social do espaço.
3.4 Cobrança
O agente de cobrança prioriza o vencido por antiguidade, propõe os lembretes em degraus (nunca começa pelo mais duro) e registra cada tentativa. O incobrável é baixado como tal (a fatura não é apagada).
4 · Ciclo de compras e pagamentos (o que sai)
4.1 Conta a pagar
Gatilho: você sobe a conta do fornecedor, ela chega na caixa invoicing@, você a importa do relatório de documentos da DIAN ou a digita. O leitor entende PDF, imagem, Word, Excel, CSV ou o corpo do e-mail, identifica o fornecedor ou consultor como uma única entidade e propõe a conta de despesa.
| Conta | Valor | |
|---|---|---|
| DR | Conta de despesa (linhas ou conta do documento) | base |
| DR | 2408 IVA descontável (Colômbia) | IVA da compra |
| CR | 2000 Contas a pagar | total |
Se a conta está ligada a uma ordem de compra com mercadoria já recebida, o lançamento baixa Mercadoria recebida não faturada (GRNI 2150) em vez de reconhecer a despesa de novo.
Controles: uma conta sem conta de despesa não é lançada (o sistema não adivinha); o documento original fica guardado e visível; a duplicata é detectada por parte + número ou valor + data + parte; em moeda diferente da de livros, converte com a taxa exata da sua data.
4.2 Ordem de compra, recebimento e conferência tripla
A ordem registra o pedido; o recebimento registra o que chegou (e capitaliza estoque); a fatura não pode exceder o recebido — a conferência tripla bloqueia, não apenas avisa.
4.3 Pagamento ao fornecedor
| Conta | Valor | |
|---|---|---|
| DR | 2000 Contas a pagar | bruto |
| CR | 2340 Retenções a pagar (PR) · 2365/2367/2368 (Colômbia) | retenção praticada |
| DR | Despesa de taxas | taxa do meio de pagamento |
| CR | 1000 Banco | líquido + taxa |
| DR/CR | Diferença de câmbio (ganho ou perda) | se a fatura estava em outra moeda |
Controles: a retenção é calculada sozinha e cada tipo vai ao seu passivo; na Colômbia o percentual único do fornecedor é retenção na fonte sobre a base (2365), nunca a retenção de Porto Rico; duplo controle: um pagamento acima do limite do espaço fica pendente de aprovação antes de ser lançado; o pagamento gera o comprovante em PDF (com o recibo anexado quando chega por paymentReceipt@) e o aviso ao fornecedor; o movimento bancário idempotente é criado.
4.4 Reembolsos de despesas
Fluxo: rascunho → enviado → aprovado → pago. As linhas só são editáveis em rascunho e para enviar todas precisam estar classificadas. Ao aprovar, o relatório se torna uma conta a pagar no nome da pessoa: o reembolso sai pela mesma porta de qualquer pagamento. O reembolso é o seu lançamento: DR o passivo com a pessoa / CR banco. O que é capitalizável vira ativo, com o limite expresso na moeda do espaço. Ninguém aprova a própria despesa; reabrir um relatório aprovado anula a conta a pagar e é recusado se já estiver pago.
4.5 Caixa pequeno e cartões
O caixa pequeno mantém o seu registro de controle com abertura, reposições, despesas, ajustes e contagens; é auxiliar de controle e não lança no razão por si só. Os cartões registram lançamentos, pagamentos e data de corte: a compra credita o passivo do cartão, e pagá-lo pelo banco é transferência de passivo, não despesa.
4.6 Correções e baixas
| Processo | Lançamento |
|---|---|
| Recategorizar um movimento já lançado | o lançamento anterior fica revertido (mantido para auditoria) e um novo é lançado |
| Incobrável | DR despesa com devedores duvidosos / CR contas a receber |
| Baixa de ativo | DR banco (valor recebido) + DR depreciação acumulada / CR custo do ativo, com o ganho ou a perda |
| Provisão de fim de período | DR despesa do que foi pedido e recebido / CR passivo provisionado, com reversão automática no dia seguinte |
| Provisão de tributo (Colômbia) | DR a despesa do tributo / CR o seu próprio passivo — só para os que se provisionam manualmente (ICA e selo) |
5 · Horas → receita (serviços profissionais)
| Passo | O que faz |
|---|---|
| Carga | O leitor multiarquivo entende os timesheets reais e lembra a associação pessoa → consultor. |
| Guarda de contagem dupla | Antes de confirmar, detecta totais de período carregados como um dia, reenvios do mesmo arquivo e horas já carregadas; a decisão é humana e fica registrada. |
| Uma única regra de tarifa | Tarifa de venda e custo saem de uma só hierarquia; apenas horas aprovadas são faturadas. |
| Provisão | Ao aprovar: DR 1250 Trabalho em curso / CR 4050 Receita de horas. |
| Faturamento | Ao faturar, a provisão é baixada (DR 4050 / CR 1250) e a fatura faz o seu lançamento — a receita não é contada duas vezes. |
| Custo do consultor | A conta do consultor entra como conta a pagar e liquida as horas cobertas. |
| Divisão da margem | A remuneração por projeto divide a margem entre os participantes e liquida como conta a pagar a cada um. |
6 · Folha de pagamento
O regime vem da jurisdição do espaço.
Porto Rico / Estados Unidos. FICA 7,65% exato do lado do empregado, retenção federal e estadual como percentual revisável.
| Conta | |
|---|---|
| DR | Despesa de folha (bruto) |
| CR | Retenções de folha a pagar (federal, estadual, FICA) |
| CR | Folha a pagar (líquido) |
Colômbia (Ley 100 de 1993 e CST). Empregado: saúde 4% + previdência 4% + retenção na fonte. Empregador: saúde 8,5%, previdência 12%, ARL e parafiscais; provisões trabalhistas (cesantías 8,33%, juros ≈1%, prima 8,33%, férias 4,17%) e auxílio de transporte quando cabe.
| Conta | |
|---|---|
| DR | 5105 Despesas de pessoal |
| CR | 2370 Encargos de seguridade social a pagar |
| CR | 2365 Retenção na fonte a pagar |
| CR | 2610 Provisões trabalhistas a pagar |
| CR | 2505 Folha a pagar (líquido) |
O pagamento do líquido é o seu lançamento (DR folha a pagar / CR banco) e quem dispara é uma pessoa. O portal do funcionário mostra o recibo com os conceitos do seu país (federal/estadual/FICA e W-2 / 499R em PR; saúde, previdência e retenção com o certificado de rendimentos e retenções, formulário 220 da DIAN, na Colômbia).
7 · Estoque e operações
| Processo | Lançamento |
|---|---|
| Recebimento de mercadoria | DR Estoque / CR 2150 GRNI |
| Custo das vendas | DR 5000 Custo das vendas / CR Estoque |
O saldo vem dos movimentos de estoque e a valoração é média ponderada, mantida pelo próprio banco de dados em cada movimento. Operações acrescenta multilocal, demanda (velocidade, ABC, cobertura), reposição sugerida, pedidos de venda, lotes com validade e transferências.
8 · Patrimônio: ativos, imóveis, empréstimos e arrendamentos
| Processo | Lançamento / tratamento |
|---|---|
| Capitalização | Uma despesa acima do limite entra como ativo, não como despesa. |
| Depreciação | Linha reta com modelo de alcance: cada rodada lança exatamente o que falta para a depreciação acumulada estar correta na data (DR despesa / CR depreciação acumulada), idempotente por ativo. |
| Imóveis | O auxiliar do imóvel (aluguel, despesas, financiamento) vai ao razão, então o patrimônio e o resultado fecham com o livro. |
| Empréstimos | Liberação: DR banco / CR empréstimo a pagar. Pagamento: DR empréstimo (principal) + DR juros / CR banco. |
| Arrendamentos | Reconhecimento do direito de uso e do passivo, e cada pagamento separado em principal e juros. |
| Capital dos sócios | Aportes e distribuições ao razão, apenas posteriores à abertura para não duplicar o histórico. |
9 · Banco, movimentos e conciliação
| Passo | O que faz |
|---|---|
| Entrada | Você importa o extrato (CSV ou PDF, lido pela IA) ou conecta o banco via Plaid — o MyFinAI nunca toca nas suas senhas. |
| Idempotência | Cada movimento traz uma impressão digital; reimportar o mesmo extrato não duplica nada. |
| Entendimento | Um leitor determinístico separa comerciante, canal, local, portador e referência do descritor bancário e liga à contraparte registrada com o seu histórico. |
| Categorização | Regra do espaço ou proposta de IA; a pessoa confirma. |
| Lançamento | DR/CR conforme a direção e a conta, com dimensões (classe, local, departamento). |
| Transferências | Entre contas próprias são emparelhadas e lançadas como transferência, não como receita ou despesa. |
| Conciliação bancária | Você marca o que aparece no extrato, registra saldo e data e concilia; cada conta mostra «conciliado até». |
| Conciliação de auxiliares | Um relatório compara contas a receber com as faturas abertas, contas a pagar com as contas abertas, o estoque com a sua valoração e cada banco com o seu saldo, sinalizando diferenças acima de um centavo. |
10 · Multimoeda
- Reconhecimento inicial: o documento é registrado na moeda de livros com a taxa à vista da sua
data — TRM oficial para o peso colombiano e taxas de referência do BCE para as demais; entre duas moedas que não são o dólar, o cruzamento passa pelo dólar. Nunca aproxima: sem taxa, o documento fica marcado para revisão.
- Duas guardas sobre a taxa: uma taxa guardada só serve para uma data se for daquele dia ou de
até sete dias antes, e cada moeda tem uma faixa de sanidade — uma leitura fora da faixa é recusada.
- Diferença de câmbio realizada: ao pagar ou receber, a diferença entre a taxa do documento e a
do dia do pagamento vai a ganho ou perda de câmbio (no PUC, 421020 / 530525).
- Diferença não realizada: a reavaliação de saldos bancários em moeda diferente da de livros é
proposta em modo ensaio e lançada quando uma pessoa aprova.
- Base: NIIF para as PYMES Seção 30 (§30.7) e Decreto 2420 de 2015 na Colômbia, com os artigos
21-1 e 288 do Estatuto Tributário para o efeito fiscal; ASC 830-20-30-1 em Porto Rico e nos EUA.
11 · Impostos por jurisdição
O MyFinAI mostra — e permite — apenas o que se aplica ao espaço. A regra é única: Colômbia é país CO ou moeda COP; vazio é tratado como Porto Rico.
Porto Rico. IVU por linha de fatura; retenção sobre serviços (Sec. 1062.03) no pagamento → 2340; estimativa de patente municipal e de imposto de renda a partir do razão lançado; exportação 480.6 e IVU; rascunhos de 941, 499R-1B e W-2PR; apólice e declaração de folha da CFSE (Ley 45 de 1935), com vencimento em 15 de agosto.
Colômbia. IVA (19%/5%/isento) com IVA descontável nas compras; retenção na fonte, reteIVA e reteICA cada uma na sua conta; catálogo de 16 tributos com código, base legal e conta do PUC; calendário e importação do relatório de documentos da DIAN. A nota eletrônica com CUFE está modelada mas não transmite sem as credenciais e a resolução de numeração do cliente.
Recolhimento. Pagar o tributo à autoridade é o seu lançamento (DR o passivo fiscal / CR banco) e só aceita um passivo fiscal — não se «recolhe» um fornecedor como se fosse imposto. Cada tributo tem a sua conta e a sua lei citada no marco regulatório mantido junto ao código (docs/regulatory-framework.md).
12 · Fechamento
| Passo | O que faz |
|---|---|
| Situação do fechamento | Lista o que falta lançar até a data de corte, a diferença do balancete, o resultado do período e se o período já está fechado. |
| Fechar | Lança o pendente e bloqueia o período. Recusa fechar um livro que não fecha e avisa quando mais de 5% dos movimentos estão sem conciliar. |
| Bloqueio de períodos | A data de bloqueio fica na configuração do espaço e deve ser passada. |
| Fechamento do ano | Transfere o resultado para lucros acumulados, com modo ensaio antes de lançar, e move o bloqueio para 31 de dezembro sem nunca retrocedê-lo. |
13 · Controles e auditoria
- Equilíbrio verificado pelo banco de dados. Além da validação do motor, existe uma restrição que
dispara no commit e recusa qualquer lançamento desequilibrado, mesmo que venha de fora do motor.
- Cadeia de hash. O log de auditoria encadeia cada evento ao anterior; alterar um registro quebra
a cadeia. Atualizar e apagar estão revogados no banco de dados.
- Registros somente-acrescentar. As ações dos agentes e o log de identidade não são editados nem
apagados: uma correção é um evento novo apontando para o anterior.
- Duplo controle. Pagamentos acima do limite esperam a aprovação de uma segunda pessoa, e quem os
retém é o próprio banco de dados.
- Segregação de funções. Ninguém aprova a própria despesa ou o próprio reembolso.
- Isolamento por espaço. Segurança em nível de linha, com a sessão atada ao espaço ativo.
- Arnês de garantia. Antes de cada implantação roda uma bateria de verificações somente-leitura
sobre dados reais (partida dobrada, auxiliares contra o razão, cada pagamento com o seu movimento bancário e a sua retenção, unicidade de identidade, horas com a sua chave, moeda com a sua taxa). Uma falha bloqueia a implantação; «0 casos» é reportado como vazio, nunca como aprovado.
- Ensaio de recuperação. O backup cifrado é restaurado num banco descartável e os invariantes são
validados antes de ser considerado bom.
14 · Demonstrações, relatórios e documentos
| Saída | Onde |
|---|---|
| Razão e o detalhe de cada lançamento | Contabilidade → Razão |
| Balancete (plano completo, só o lançado) | Contabilidade → Razão |
| Demonstração do resultado com período, comparável anterior, tendência de 12 meses e margens | Financeiro |
| Balanço e fluxo de caixa (direto e indireto) | Financeiro |
| Demonstrações em formato NIIF (Colômbia): ESF, ERI, mutações do patrimônio e notas | Financeiro (espaços da Colômbia) |
| Resultado por dimensão (classe, local, departamento, projeto, fundo) | Relatórios |
| Consolidado do grupo | Consolidação |
| Antiguidade: o vencido por faixa e o próximo passo de cobrança | Cobranças e A pagar |
| Impostos: declarações, passivos fiscais por conta e estimativas | Impostos |
| Conciliação de auxiliares e exposição cambial | Conciliações e Impostos |
| Documentos: fatura em PDF, comprovante de pagamento e de recebimento, certificação de horas | Em cada módulo, com a razão social e o logo do espaço |
| Exportações: demonstrações em PDF e Excel, 480.6 / IVU (PR), lote bancário, catálogo de tributos CO, CSV de qualquer tabela | Financeiro, Impostos e A pagar |
15 · Os doze agentes e a sua fronteira
Cónclave (orquestra), Lente (lê documentos), Libro (contabilidade), Espejo (conciliação), Cobro (cobrança), Mecenas (pagamentos), Salario (folha), Fisco (tributos), Caudal (fluxo de caixa), Guardián (anomalias), Norte (plano) e Mayor (fechamento e auditoria).
O que fazem: ler, extrair, classificar, casar, calcular, avisar e preparar a ação. O que nunca fazem: mover dinheiro, aprovar a própria proposta, protocolar junto a uma autoridade ou alterar um lançamento fechado.
16 · Limites declarados
- Não protocola junto a autoridades. Prepara rascunhos; o protocolo é feito por uma pessoa no
portal da autoridade.
- Não transmite nota eletrônica da DIAN sem as credenciais e a resolução do cliente.
- Não é assessoria fiscal nem jurídica. Calcula e cita a norma vigente com a fonte oficial; o seu
contador valida e assina.
- Não move dinheiro por conta própria, nem com uma instrução escrita dentro de um documento.
- Exoneração de encargos colombiana (E.T. art. 114-1): a folha CO calcula hoje saúde e
parafiscais integrais; a exoneração para quem ganha menos de 10 salários mínimos exige declarar o tipo de contribuinte e o salário mínimo do ano — está na fila.
- Alguns fluxos secundários (capital de sócios, baixa de ativo, incobrável, provisão de período,
conciliação de auxiliares) ainda usam códigos fixos do plano genérico em vez de resolver a conta pelo nome; num plano PUC, confira a conta antes de confirmar.
Para o detalhe de cada norma citada — artigo, vigência e link oficial — veja o marco regulatório mantido junto ao código (docs/regulatory-framework.md). Para o passo a passo do seu papel, abra o seu manual na Central de documentação.