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title: Processos contábeis · alcance completo
persona: accountant
category: Documentação técnica
version: 1.0.0
updated: 2026-09-17
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# Processos contábeis · alcance completo

Este documento descreve **tudo o que o MyFinAI contabiliza**, processo por processo: o que o dispara,
qual lançamento produz, o que controla e que evidência deixa. É a referência para o seu contador
quando ele pergunta «e isso, como fica registrado?».

**Como ler.** Cada processo aparece como *gatilho → lançamento → controle*. Os códigos de conta
mostrados são os do **plano genérico de negócio** (1000 Banco, 1100 Contas a receber, 2000 Contas a
pagar…); o sistema **não** trabalha com códigos fixos: resolve cada conta **pelo nome** no plano do
espaço, de modo que um plano PUC colombiano (Decreto 2650 de 1993) usa 1105/1305/2205/2408 e o
lançamento é o mesmo. Onde falta uma conta obrigatória (retenção, imposto sobre vendas, diferença de
câmbio), o sistema **a cria com o nome e a base legal** em vez de perder o registro.

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## 1 · Os cinco princípios

1. **Partida dobrada exata.** Todo lançamento nasce com os dois lados e é validado antes de tocar o
   livro: ΣDébitos = ΣCréditos, calculado em decimal (nunca em ponto flutuante). Um lançamento que
   não fecha é recusado; não existe «acertar depois».
2. **O livro é a fonte.** As demonstrações — resultado, balanço, fluxo de caixa — não são montadas à
   parte: derivam do razão. Se um número aparece num painel, é possível abri-lo até o lançamento que
   o sustenta.
3. **Um espaço, um livro.** Cada empresa e cada família é um espaço com o seu próprio livro, isolado
   no banco de dados linha a linha (RLS). O livro do negócio e o da casa nunca se misturam, mesmo
   sendo a mesma pessoa a entrar.
4. **Cada livro na sua moeda.** Um espaço mantém a contabilidade na sua moeda funcional: dólares em
   Porto Rico e nos Estados Unidos, pesos na Colômbia. Um documento em outra moeda é convertido com a
   taxa oficial **da data do documento** e guarda o valor original, a taxa e a data.
5. **A IA propõe; o dinheiro é movido por uma pessoa.** Os agentes leem, classificam, conciliam,
   calculam e preparam. Nenhuma ferramenta que move dinheiro é exposta a um agente: pagamento,
   recebimento, recolhimento de tributo e fechamento são confirmados por uma pessoa com papel
   suficiente.

### Como um documento chega ao razão

Nada é lançado sozinho. A varredura automática que roda a cada seis horas **apenas lê** (gera
alertas, liga identidades e entende movimentos); nunca escreve um lançamento. Quando você aciona
**↻ Lançar no razão**, o sistema roda os processos **na ordem de dependência** dentro de uma única
transação: movimentos → faturas → reconhecimento diferido → recebimentos de estoque → contas a pagar
→ recebimentos → pagamentos → capital → imóveis → custo das vendas → folha. Se algo não fecha, nada
entra.

**Idempotência.** Cada lançamento é marcado com o tipo e o identificador do documento que o originou
(`bill`, `invoice`, `bill_payment`, `pay_run`, `depreciation`…), então reprocessar um documento nunca
o contabiliza duas vezes. Os lançamentos de **um só disparo** — empréstimo, arrendamento,
recolhimento de tributo, lançamento manual, provisão de período — são registrados cada vez que você
confirma: para corrigir um deles, reverta-o no razão (fica marcado como revertido, nunca apagado).

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## 2 · Plano de contas e abertura

| Passo | O que faz |
|---|---|
| **Modelo** | Ao criar o espaço o plano é provisionado: **negócio** (genérico), **família** ou **PUC** para um negócio colombiano (Decreto 2650 de 1993). A escolha vem da jurisdição do espaço, não de um texto digitado. |
| **Resolução pelo nome** | O motor procura «contas a pagar», «imposto sobre vendas», «retenção na fonte», «diferença de câmbio»… pelo nome, com as variantes de cada país. |
| **Criação citada** | Se falta uma conta obrigatória, ela é criada com o nome e a lei: retenções a pagar (2340 em PR, Sec. 1062.03), retenção na fonte / reteIVA / reteICA (2365/2367/2368 na Colômbia), IVA a pagar (2408), diferença de câmbio (421020 / 530525 no PUC). |
| **Abertura** | Os saldos iniciais entram como um lançamento de abertura equilibrado contra **Saldos de abertura (3900)**. É o único lançamento que pode «criar» patrimônio, e fica marcado como abertura. |

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## 3 · Ciclo de receitas (o que entra)

### 3.1 Fatura de cliente

| | Conta | Valor |
|---|---|---|
| DR | 1100 Contas a receber | total (base + imposto) |
| CR | 4000/4050/4100 Receita (a de cada linha) | base |
| CR | 2300 Imposto sobre vendas a pagar | imposto das linhas |

**Controles:** uma fatura em **rascunho não reconhece receita**; o imposto por linha é separado da
receita e, se o plano não tiver conta de imposto sobre vendas, ela é criada (o imposto nunca se
«dissolve» na receita); o total do cabeçalho é reconciliado com as linhas.

### 3.2 Receita diferida (planos anuais)
Uma fatura anual reconhece **receita diferida** e a libera por período conforme o cronograma:
DR receita diferida / CR receita do mês (tratamento ASC 606 do que foi cobrado adiantado).

### 3.3 Recebimento do cliente

| | Conta | Valor |
|---|---|---|
| DR | 1000 Banco / conta de depósito | líquido recebido |
| DR | 1355 Antecipação de impostos e retenções (a favor) | retenção que o cliente aplicou |
| DR | Despesa de taxas | taxa da operadora |
| CR | 1100 Contas a receber | bruto da fatura |

**Controles:** a retenção sofrida **nunca se perde**: fica como ativo tributário a seu favor; o bruto
liquida a conta a receber mesmo que chegue menos ao banco; o movimento bancário correspondente é
criado (idempotente); o **comprovante de recebimento** em PDF sai com a razão social do espaço.

### 3.4 Cobrança
O agente de cobrança prioriza o vencido por antiguidade, propõe os lembretes em degraus (nunca
começa pelo mais duro) e registra cada tentativa. O incobrável é baixado como tal (a fatura não é
apagada).

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## 4 · Ciclo de compras e pagamentos (o que sai)

### 4.1 Conta a pagar
**Gatilho:** você sobe a conta do fornecedor, ela chega na caixa `invoicing@`, você a importa do
relatório de documentos da DIAN ou a digita. O leitor entende PDF, imagem, Word, Excel, CSV ou o
corpo do e-mail, identifica o fornecedor ou consultor **como uma única entidade** e propõe a conta de
despesa.

| | Conta | Valor |
|---|---|---|
| DR | Conta de despesa (linhas ou conta do documento) | base |
| DR | 2408 IVA descontável (Colômbia) | IVA da compra |
| CR | 2000 Contas a pagar | total |

Se a conta está ligada a uma **ordem de compra** com mercadoria já recebida, o lançamento baixa
**Mercadoria recebida não faturada (GRNI 2150)** em vez de reconhecer a despesa de novo.

**Controles:** uma conta **sem conta de despesa não é lançada** (o sistema não adivinha); o documento
original fica guardado e visível; a duplicata é detectada por parte + número ou valor + data + parte;
em moeda diferente da de livros, converte com a taxa exata da sua data.

### 4.2 Ordem de compra, recebimento e conferência tripla
A ordem registra o pedido; o **recebimento** registra o que chegou (e capitaliza estoque); a fatura
não pode exceder o recebido — a conferência tripla **bloqueia**, não apenas avisa.

### 4.3 Pagamento ao fornecedor

| | Conta | Valor |
|---|---|---|
| DR | 2000 Contas a pagar | bruto |
| CR | 2340 Retenções a pagar (PR) · 2365/2367/2368 (Colômbia) | retenção praticada |
| DR | Despesa de taxas | taxa do meio de pagamento |
| CR | 1000 Banco | líquido + taxa |
| DR/CR | Diferença de câmbio (ganho ou perda) | se a fatura estava em outra moeda |

**Controles:** a retenção é calculada sozinha e cada tipo vai **ao seu passivo**; na Colômbia o
percentual único do fornecedor é retenção na fonte sobre a base (2365), nunca a retenção de Porto
Rico; **duplo controle**: um pagamento acima do limite do espaço fica pendente de aprovação antes de
ser lançado; o pagamento gera o **comprovante em PDF** (com o recibo anexado quando chega por
`paymentReceipt@`) e o aviso ao fornecedor; o movimento bancário idempotente é criado.

### 4.4 Reembolsos de despesas
Fluxo: **rascunho → enviado → aprovado → pago**. As linhas só são editáveis em rascunho e para
enviar **todas** precisam estar classificadas. Ao aprovar, o relatório **se torna uma conta a pagar**
no nome da pessoa: o reembolso sai pela mesma porta de qualquer pagamento. O reembolso é o seu
lançamento: DR o passivo com a pessoa / CR banco. O que é capitalizável vira **ativo**, com o limite
expresso na moeda do espaço. **Ninguém aprova a própria despesa**; reabrir um relatório aprovado
**anula** a conta a pagar e é recusado se já estiver pago.

### 4.5 Caixa pequeno e cartões
O caixa pequeno mantém o seu registro de controle com abertura, reposições, despesas, ajustes e
**contagens**; é auxiliar de controle e **não lança no razão por si só**. Os cartões registram
lançamentos, pagamentos e data de corte: a compra credita o **passivo** do cartão, e pagá-lo pelo
banco é transferência de passivo, não despesa.

### 4.6 Correções e baixas
| Processo | Lançamento |
|---|---|
| **Recategorizar** um movimento já lançado | o lançamento anterior fica **revertido** (mantido para auditoria) e um novo é lançado |
| **Incobrável** | DR despesa com devedores duvidosos / CR contas a receber |
| **Baixa de ativo** | DR banco (valor recebido) + DR depreciação acumulada / CR custo do ativo, com o ganho ou a perda |
| **Provisão de fim de período** | DR despesa do que foi pedido e recebido / CR passivo provisionado, com **reversão automática** no dia seguinte |
| **Provisão de tributo (Colômbia)** | DR a despesa do tributo / CR o seu próprio passivo — só para os que se provisionam manualmente (ICA e selo) |

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## 5 · Horas → receita (serviços profissionais)

| Passo | O que faz |
|---|---|
| **Carga** | O leitor multiarquivo entende os timesheets reais e lembra a associação pessoa → consultor. |
| **Guarda de contagem dupla** | Antes de confirmar, detecta totais de período carregados como um dia, reenvios do mesmo arquivo e horas já carregadas; a decisão é humana e fica registrada. |
| **Uma única regra de tarifa** | Tarifa de venda e custo saem de uma só hierarquia; apenas horas **aprovadas** são faturadas. |
| **Provisão** | Ao aprovar: DR **1250 Trabalho em curso** / CR 4050 Receita de horas. |
| **Faturamento** | Ao faturar, a provisão é baixada (DR 4050 / CR 1250) e a fatura faz o seu lançamento — a receita não é contada duas vezes. |
| **Custo do consultor** | A conta do consultor entra como conta a pagar e liquida as horas cobertas. |
| **Divisão da margem** | A remuneração por projeto divide a margem entre os participantes e liquida como conta a pagar a cada um. |

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## 6 · Folha de pagamento

O regime vem da **jurisdição do espaço**.

**Porto Rico / Estados Unidos.** FICA 7,65% exato do lado do empregado, retenção federal e estadual
como percentual revisável.

| | Conta |
|---|---|
| DR | Despesa de folha (bruto) |
| CR | Retenções de folha a pagar (federal, estadual, FICA) |
| CR | Folha a pagar (líquido) |

**Colômbia (Ley 100 de 1993 e CST).** Empregado: saúde 4% + previdência 4% + retenção na fonte.
Empregador: saúde 8,5%, previdência 12%, ARL e parafiscais; provisões trabalhistas (cesantías 8,33%,
juros ≈1%, prima 8,33%, férias 4,17%) e auxílio de transporte quando cabe.

| | Conta |
|---|---|
| DR | 5105 Despesas de pessoal |
| CR | 2370 Encargos de seguridade social a pagar |
| CR | 2365 Retenção na fonte a pagar |
| CR | 2610 Provisões trabalhistas a pagar |
| CR | 2505 Folha a pagar (líquido) |

O **pagamento do líquido** é o seu lançamento (DR folha a pagar / CR banco) e quem dispara é uma
pessoa. O portal do funcionário mostra o recibo com os conceitos do seu país (federal/estadual/FICA e
W-2 / 499R em PR; saúde, previdência e retenção com o **certificado de rendimentos e retenções,
formulário 220 da DIAN**, na Colômbia).

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## 7 · Estoque e operações

| Processo | Lançamento |
|---|---|
| **Recebimento de mercadoria** | DR Estoque / CR 2150 GRNI |
| **Custo das vendas** | DR 5000 Custo das vendas / CR Estoque |

O saldo vem dos movimentos de estoque e a valoração é **média ponderada**, mantida pelo próprio banco
de dados em cada movimento. Operações acrescenta multilocal, demanda (velocidade, ABC, cobertura),
reposição sugerida, pedidos de venda, lotes com validade e transferências.

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## 8 · Patrimônio: ativos, imóveis, empréstimos e arrendamentos

| Processo | Lançamento / tratamento |
|---|---|
| **Capitalização** | Uma despesa acima do limite entra como **ativo**, não como despesa. |
| **Depreciação** | Linha reta com modelo de alcance: cada rodada lança exatamente o que falta para a depreciação acumulada estar correta na data (DR despesa / CR depreciação acumulada), idempotente por ativo. |
| **Imóveis** | O auxiliar do imóvel (aluguel, despesas, financiamento) vai ao razão, então o patrimônio e o resultado fecham com o livro. |
| **Empréstimos** | Liberação: DR banco / CR empréstimo a pagar. Pagamento: DR empréstimo (principal) + DR juros / CR banco. |
| **Arrendamentos** | Reconhecimento do direito de uso e do passivo, e cada pagamento separado em principal e juros. |
| **Capital dos sócios** | Aportes e distribuições ao razão, apenas posteriores à abertura para não duplicar o histórico. |

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## 9 · Banco, movimentos e conciliação

| Passo | O que faz |
|---|---|
| **Entrada** | Você importa o extrato (CSV ou PDF, lido pela IA) ou conecta o banco via **Plaid** — o MyFinAI nunca toca nas suas senhas. |
| **Idempotência** | Cada movimento traz uma impressão digital; reimportar o mesmo extrato não duplica nada. |
| **Entendimento** | Um leitor determinístico separa comerciante, canal, local, portador e referência do descritor bancário e liga à contraparte registrada com o seu histórico. |
| **Categorização** | Regra do espaço ou proposta de IA; a pessoa confirma. |
| **Lançamento** | DR/CR conforme a direção e a conta, com dimensões (classe, local, departamento). |
| **Transferências** | Entre contas próprias são emparelhadas e lançadas como transferência, não como receita ou despesa. |
| **Conciliação bancária** | Você marca o que aparece no extrato, registra saldo e data e concilia; cada conta mostra «conciliado até». |
| **Conciliação de auxiliares** | Um relatório compara contas a receber com as faturas abertas, contas a pagar com as contas abertas, o estoque com a sua valoração e cada banco com o seu saldo, sinalizando diferenças acima de um centavo. |

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## 10 · Multimoeda

- **Reconhecimento inicial:** o documento é registrado na moeda de livros com a taxa à vista da sua
  data — TRM oficial para o peso colombiano e taxas de referência do BCE para as demais; entre duas
  moedas que não são o dólar, o cruzamento passa pelo dólar. Nunca aproxima: sem taxa, o documento
  fica marcado para revisão.
- **Duas guardas sobre a taxa:** uma taxa guardada só serve para uma data se for daquele dia ou de
  até sete dias antes, e cada moeda tem uma faixa de sanidade — uma leitura fora da faixa é recusada.
- **Diferença de câmbio realizada:** ao pagar ou receber, a diferença entre a taxa do documento e a
  do dia do pagamento vai a ganho ou perda de câmbio (no PUC, 421020 / 530525).
- **Diferença não realizada:** a reavaliação de saldos bancários em moeda diferente da de livros é
  proposta em modo ensaio e lançada quando uma pessoa aprova.
- **Base:** NIIF para as PYMES Seção 30 (§30.7) e Decreto 2420 de 2015 na Colômbia, com os artigos
  21-1 e 288 do Estatuto Tributário para o efeito fiscal; ASC 830-20-30-1 em Porto Rico e nos EUA.

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## 11 · Impostos por jurisdição

O MyFinAI mostra — e permite — apenas o que se aplica ao espaço. A regra é única: Colômbia é país CO
**ou** moeda COP; vazio é tratado como Porto Rico.

**Porto Rico.** IVU por linha de fatura; retenção sobre serviços (Sec. 1062.03) no pagamento → 2340;
estimativa de patente municipal e de imposto de renda a partir do razão lançado; exportação 480.6 e
IVU; rascunhos de 941, 499R-1B e W-2PR; apólice e declaração de folha da **CFSE** (Ley 45 de 1935),
com vencimento em 15 de agosto.

**Colômbia.** IVA (19%/5%/isento) com IVA descontável nas compras; retenção na fonte, reteIVA e
reteICA cada uma na sua conta; catálogo de 16 tributos com código, base legal e conta do PUC;
calendário e importação do relatório de documentos da DIAN. A nota eletrônica com CUFE está modelada
mas **não transmite** sem as credenciais e a resolução de numeração do cliente.

**Recolhimento.** Pagar o tributo à autoridade é o seu lançamento (DR o passivo fiscal / CR banco) e
só aceita um **passivo fiscal** — não se «recolhe» um fornecedor como se fosse imposto. Cada tributo
tem a sua conta e a sua lei citada no **marco regulatório** mantido junto ao código
(`docs/regulatory-framework.md`).

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## 12 · Fechamento

| Passo | O que faz |
|---|---|
| **Situação do fechamento** | Lista o que falta lançar até a data de corte, a diferença do balancete, o resultado do período e se o período já está fechado. |
| **Fechar** | Lança o pendente e **bloqueia o período**. Recusa fechar um livro que não fecha e avisa quando mais de 5% dos movimentos estão sem conciliar. |
| **Bloqueio de períodos** | A data de bloqueio fica na configuração do espaço e deve ser passada. |
| **Fechamento do ano** | Transfere o resultado para lucros acumulados, com **modo ensaio** antes de lançar, e move o bloqueio para 31 de dezembro sem nunca retrocedê-lo. |

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## 13 · Controles e auditoria

- **Equilíbrio verificado pelo banco de dados.** Além da validação do motor, existe uma restrição que
  dispara **no commit** e recusa qualquer lançamento desequilibrado, mesmo que venha de fora do motor.
- **Cadeia de hash.** O log de auditoria encadeia cada evento ao anterior; alterar um registro quebra
  a cadeia. Atualizar e apagar estão **revogados** no banco de dados.
- **Registros somente-acrescentar.** As ações dos agentes e o log de identidade não são editados nem
  apagados: uma correção é um evento novo apontando para o anterior.
- **Duplo controle.** Pagamentos acima do limite esperam a aprovação de uma segunda pessoa, e quem os
  retém é o **próprio banco de dados**.
- **Segregação de funções.** Ninguém aprova a própria despesa ou o próprio reembolso.
- **Isolamento por espaço.** Segurança em nível de linha, com a sessão atada ao espaço ativo.
- **Arnês de garantia.** Antes de cada implantação roda uma bateria de verificações somente-leitura
  sobre dados reais (partida dobrada, auxiliares contra o razão, cada pagamento com o seu movimento
  bancário e a sua retenção, unicidade de identidade, horas com a sua chave, moeda com a sua taxa).
  Uma falha **bloqueia a implantação**; «0 casos» é reportado como vazio, nunca como aprovado.
- **Ensaio de recuperação.** O backup cifrado é restaurado num banco descartável e os invariantes são
  validados antes de ser considerado bom.

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## 14 · Demonstrações, relatórios e documentos

| Saída | Onde |
|---|---|
| **Razão** e o detalhe de cada lançamento | Contabilidade → Razão |
| **Balancete** (plano completo, só o lançado) | Contabilidade → Razão |
| **Demonstração do resultado** com período, comparável anterior, tendência de 12 meses e margens | Financeiro |
| **Balanço** e **fluxo de caixa** (direto e indireto) | Financeiro |
| **Demonstrações em formato NIIF (Colômbia)**: ESF, ERI, mutações do patrimônio e notas | Financeiro (espaços da Colômbia) |
| **Resultado por dimensão** (classe, local, departamento, projeto, fundo) | Relatórios |
| **Consolidado** do grupo | Consolidação |
| **Antiguidade**: o vencido por faixa e o próximo passo de cobrança | Cobranças e A pagar |
| **Impostos**: declarações, passivos fiscais por conta e estimativas | Impostos |
| **Conciliação de auxiliares** e **exposição cambial** | Conciliações e Impostos |
| **Documentos**: fatura em PDF, comprovante de pagamento e de recebimento, certificação de horas | Em cada módulo, com a razão social e o logo do espaço |
| **Exportações**: demonstrações em PDF e Excel, 480.6 / IVU (PR), lote bancário, catálogo de tributos CO, CSV de qualquer tabela | Financeiro, Impostos e A pagar |

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## 15 · Os doze agentes e a sua fronteira

**Cónclave** (orquestra), **Lente** (lê documentos), **Libro** (contabilidade), **Espejo**
(conciliação), **Cobro** (cobrança), **Mecenas** (pagamentos), **Salario** (folha), **Fisco**
(tributos), **Caudal** (fluxo de caixa), **Guardián** (anomalias), **Norte** (plano) e **Mayor**
(fechamento e auditoria).

O que **fazem**: ler, extrair, classificar, casar, calcular, avisar e preparar a ação. O que **nunca**
fazem: mover dinheiro, aprovar a própria proposta, protocolar junto a uma autoridade ou alterar um
lançamento fechado.

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## 16 · Limites declarados

- **Não protocola junto a autoridades.** Prepara rascunhos; o protocolo é feito por uma pessoa no
  portal da autoridade.
- **Não transmite nota eletrônica da DIAN** sem as credenciais e a resolução do cliente.
- **Não é assessoria fiscal nem jurídica.** Calcula e cita a norma vigente com a fonte oficial; o seu
  contador valida e assina.
- **Não move dinheiro por conta própria**, nem com uma instrução escrita dentro de um documento.
- **Exoneração de encargos colombiana (E.T. art. 114-1):** a folha CO calcula hoje saúde e
  parafiscais integrais; a exoneração para quem ganha menos de 10 salários mínimos exige declarar o
  tipo de contribuinte e o salário mínimo do ano — está na fila.
- **Alguns fluxos secundários** (capital de sócios, baixa de ativo, incobrável, provisão de período,
  conciliação de auxiliares) ainda usam códigos fixos do plano genérico em vez de resolver a conta
  pelo nome; num plano PUC, confira a conta antes de confirmar.

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Para o detalhe de cada norma citada — artigo, vigência e link oficial — veja o **marco regulatório**
mantido junto ao código (`docs/regulatory-framework.md`). Para o passo a passo do seu papel, abra o
seu manual na [Central de documentação](index.pt.html).